21.11.2023

Gegenseitige Unterstützung, internationale Transparenz

Ein Finanzsystem wirklich ans Laufen zu kriegen ist eine Menge Arbeit: deswegen sitzen Farajika Sendoro (links), Martina van Dyken (rechts) und Ira Sitorus (oben) mehrere Tage an der Umstellung. Foto: Leah Enock, VEM

Die VEM als internationale Gemeinschaft von Kirchen wächst immer weiter zusammen. Diese Entwicklung macht auch vor der Verwaltung nicht halt.

Im September diesen Jahres hat die VEM das einheitliche Finanzsystem „Diamant“ eingeführt und damit einen wichtigen Meilenstein in der Internationalisierung der Verwaltung genommen. In der Vergangenheit nutzen alle drei Regionen unterschiedliche Systeme. Mit der Einführung von Diamant im Jahr 2016 in Wuppertal, war der erste Schritt hin zu einer globalen Buchhaltung bereits getan. Im Jahr 2018 folgte Asien, nun auch Afrika. Neu ist dabei, dass die drei Buchhaltungen vollständig synchronisiert sind und wie eine große Abteilung zusammen arbeiten. „Wir waren immer noch zwei Mandanten, also jedes Büro agierte quasi wie eigene Firmen“, erklärt Martina van Dyken, die als Teamleiterin die Umstellung geplant und begleitet hat. Und die Region Afrika hatte bis zuletzt ihr eigenes System.

Erst jetzt sind die drei Regionen der VEM tatsächlich als ein Mandant im selben System unterwegs: Dar Es Salaam in Tansania, Pematangsiantar in Indonesien und Wuppertal in Deutschland arbeiten gemeinsam auf „Diamant“. Das hat Vorteile: „Wir können uns jetzt auch im Krankheitsfall gegenseitig vertreten und bei Problemen unterstützen. Das ist immens hilfreich, damit es auch in stressigen Situationen weiterläuft und nicht Berge von Arbeit liegenbleiben“, so van Dyken.

Über dieses System zahlt die VEM zum Beispiel Löhne an ihre Mitarbeitenden aus, begleicht Rechnungen und weist Fahrtkostenerstattungen an – alles, damit die Arbeit in den drei Regionen so reibungslos wie möglich funktioniert. Mit der Umstellung sind die Ausgaben eines Regionalbüros auch für die jeweils anderen transparent: Das ermöglicht einen schnelleren Überblick und vermeidet regelmäßiges Nachfragen.

VEM-Geschäftsführer Timo Pauler betont: „Darüber hinaus ist es auch so, dass der Zahlungsverkehr nun regionalisiert wurde. Das bedeutet, dass beispielsweise Projektförderungen für unsere Mitgliedskirchen von den Konten überwiesen werden, die im gesamten die besten Konditionen haben, anstatt dass Zahlungen wie bisher immer aus Deutschland kommen. Das ist auch für das Selbstverständnis wichtig, dass wir keine deutsche sondern eine internationale Organisation sind.“

Viel Arbeit – und am Ende ein Ausflug

Für diese Umstellung treffen sich Farajika Sendoro (Dar Es Salaam), Ira Sitorus (Pematang Siantar) und Martina van Dyken (Wuppertal) für eine Woche in Dar Es Salaam. Bis spät in die Nacht arbeiten sie an dem neuen System, denn Steuerrecht und Krankenversicherungen sind in jedem Land anders – entsprechend kompliziert ist es, das System auf die jeweilige Situation auszulegen. Doch die langen Arbeitstage sind nicht das einzige. Am letzten Tag geht es zusammen nach Sansibar, für einen Ausflug: „Im Nachhinein war es wirklich gut, als Buchhaltung auch mal was anderes zusammen zu machen.“, sagt van Dyken. Denn: Ab jetzt arbeiten sie international zusammen. Wenn es da stressig wird, brauchen sie eine starke Gemeinschaft.